Eén jaar na het rapport van Audit Vlaanderen, is het tijd om aan te tonen dat Kinrooi al heel wat acties nam in het kader van organisatiebeheersing of interne controle. Tijdens de gemeenteraad van juni werd een uitgebreid overzicht gegeven van wat er al allemaal lopende is sinds het rapport van midden 2024.
Peter Nies, burgemeester: “Organisatiebeheersing of interne controle omvat een aantal maatregelen die het management en personeel nemen om zekerheid te krijgen over:
– het bereiken van opgelegde doelstellingen en het effectief en efficiënt beheer van risico’s
– de naleving van regelgeving en procedures
– de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van de financiële en beheersrapportering
– de effectieve en efficiënte werking van diensten en efficiënt inzetten van middelen
– de bescherming van activa en de voorkoming van fraude.
Als kader hanteren we de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen. Dat zijn ineens ook de tien thema’s die ons zeer bekend zijn aangezien de audit daar ook op gebaseerd was. Per thema kennen we de sterke punten alsook de verbeterpunten, waar de voorbije maanden al hard aan gewerkt is. Diverse aanbevelingen zijn gebundeld in een project dat bestaat uit acties waar we telkens een verantwoordelijke, status en deadline aan toewijzen.”
Een doordachte missie en visie geformuleerd
Het lokaal bestuur bepaalde amper doelstellingen, ook een missie en visie ontbreekt. Dat was te lezen in het rapport van Audit Vlaanderen. Nog geen half jaar ver in de nieuwe beleidsperiode is dat al één belangrijke wijziging in Kinrooi. Het beleid heeft een duidelijke missie en visie geformuleerd die de strategische richting van de organisatie weerspiegelt.
Missie: Kinrooi is een grensgemeente bestaande uit vijf dorpen waar de Maas, landbouw, natuur en een sterk verenigingsleven ons DNA vormen. Kinrooi staat dicht bij de inwoners met een persoonlijke dienstverlening. Een aanpak die luisteren vertaalt in doen. Samen bouwen we aan een duurzame toekomst met respect voor tradities en oog voor vooruitgang zodat iedereen zich hier thuis voelt.
Visie: Door toekomstgerichte investeringen creëren we levendige en leefbare dorpen waar werk, ontspanning en natuur in balans zijn. Onze organisatie wil een aangename werkplek zijn met een duidelijke interne structuur, open communicatie en een sterke samenwerking tussen diensten. Inwoners en medewerkers zijn onze ambassadeurs: betrokken en trots.
De missie en visie werd in een korte, informatieve video gegoten zodat het op een zeer toegankelijke manier gepresenteerd kon worden aan alle medewerkers tijdens een tweejaarlijkse personeelsvergadering. Deze zal in een verder stadium ook nog kunnen dienen als de burgerparticipatie rond het meerjarenbudget opgestart wordt.
De vier speerpunten waarrond we deze beleidsperiode willen werken, zijn ook bepaald:
– Krachtige kernen
– Moderne organisatie
– Economisch aantrekkelijke gemeente
– Aanbod voor jong en oud
Beleidsdoelstellingen in de maak
Wim Swennen, schepen van financiën en personeel: “In het vroegere meerjarenplan stond één prioritaire en vrij algemeen geformuleerde beleidsdoelstelling. Dat gaf volgens het auditrapport te weinig richting aan het beleid. De voorbije maanden hebben we op basis van interne en externe analyses een grondige voorbereiding gedaan om verschillende beleidsdoelstellingen te bepalen. Intern waren de zelfevaluaties van alle gemeentelijke diensten en de psychosociale risicoanalyse in samenwerking met Mensura de bouwstenen. De externe omgevingsanalyse – verkregen door een burgerbevraging met Indiville – en het bestuursprogramma van onze partij waren daarnaast nog twee belangrijke items om rekening mee te houden. Op dit moment liggen al veel ideeën en acties op tafel. Het is eerst de bedoeling om deze te clusteren zodat we die kunnen onderbrengen in een zes- tot achttal beleidsdoelstellingen. Met een aantal daarvan zullen we ook naar de burger trekken. Op het einde van de zomervakantie zal hiervoor een participatietraject opgestart worden zodat we ook maximaal de inbreng van onze inwoners in kaart kunnen brengen. Dat zal ook nuttig zijn voor het prioriteren van bepaalde acties en actieplannen. In het najaar zal er dan full force door gewerkt worden om aan de gemeenteraad in december de formele goedkeuring en definitieve vaststelling van het MJP te vragen.”
Interne veranderingen opgestart
Op intern vlak zijn al enkele veranderingstrajecten ingezet. De werkwijze met projectverantwoordelijkheid werd verder op punt gezet. Naar personeelsbeleid toe was er het laatste jaar een onderzoek naar het psychosociaal welzijn. Verder zijn de functiebeschrijvingen geactualiseerd richting een nieuw organogram, dat via een benchmarking tool vergeleken werd met de situatie aan gelijkaardige gemeenten. Ook is men bezig met de update van de verouderde rechtspositieregeling en arbeidsreglement. Naar financiële zaken zijn diverse procedures uitgerold en opleidingen georganiseerd om tegemoet te komen aan de verbetersuggesties van het auditrapport inzake aankoopproces, digitalisering, overheidsopdrachten, debiteurenbeleid, enz …